Die 10 besten Dokumentenverwaltungsprogramme

Ich habe 50 der beliebtesten Dokumentenverwaltungssoftware analysiert.

Mein Ziel?

Ihnen die besten zu nennen, die es gibt.

Ich habe die 10 besten Lösungen gefunden.

Dann habe ich für jede Lösung einen ausführlichen, datengestützten Bericht verfasst.

Aber halt! Es gibt noch mehr!

Auf dieser Seite finden Sie noch mehr:

  • Meine umfassende Bewertungsmethodik.
  • Einen benutzerfreundlichen Leitfaden für die Auswahl des besten Tools.
  • Die Vorteile eines DMS-Systems.
  • Ein aktueller Preisvergleich aller Lösungen.

Aber das Wichtigste: Meine unvoreingenommenen Bewertungen helfen Ihnen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Auf diese Weise werden Sie in kürzester Zeit papierlos und effizienter arbeiten.

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Zuletzt aktualisiert: November 2, 2021

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Top 10 Dokumentenmanagement-Software für 2021

1. PandaDoc

PandaDoc ist eine Cloud-basierte Software für die elektronische Dokumentenverwaltung, die Ihnen helfen kann, ein effizientes papierloses Büro zu führen. Vollständige Überprüfung

  • Dokument-Analysen
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Integration mit CRM-Plattformen

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PandaDoc ist eine Cloud-basierte Software für die elektronische Dokumentenverwaltung, die Ihnen helfen kann, ein effizientes papierloses Büro zu führen. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Pinpoint

PinPoint ist ein robustes Dokumentenmanagementsystem, das sich für Unternehmen jeder Größe und Branche eignet. Vollständige Überprüfung

  • Zahlreiche Funktionen
  • Hervorragende Unterstützung
  • Integrierte Kontaktverwaltung

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PinPoint ist ein robustes Dokumentenmanagementsystem, das sich für Unternehmen jeder Größe und Branche eignet. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Alfresco

Alfresco Content Central ist eine erstklassige Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen, die sich die KI- und maschinellen Lernfunktionen von Amazon zunutze macht. Vollständige Überprüfung

  • Erstklassige Sicherheit
  • Open-Source
  • Workflow-Automatisierung

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Alfresco Content Central ist eine erstklassige Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen, die sich die KI- und maschinellen Lernfunktionen von Amazon zunutze macht. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Ademero Inhaltsverwaltung

Ademero Content Central ist ein hervorragendes digitales Archiv- und Dokumentenverfolgungssystem, das für Unternehmen jeder Größe geeignet ist. Vollständige Bewertung

  • Einfacher Gebrauch
  • Granularer rollenbasierter Zugriff
  • Ausgezeichnete Scanfunktionen

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Ademero Content Central ist ein hervorragendes digitales Archiv- und Dokumentenverfolgungssystem, das sich für Unternehmen jeder Größe eignet. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

5. OnlyOffice

OnlyOffice ist nicht nur ein Tool zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Es ist eine All-in-One-Bürolösung, die mehrere Module enthält. Damit können Sie die meisten Ihrer Geschäftsabläufe auf einer zentralen Plattform rationalisieren. Vollständige Überprüfung

  • Preis
  • Mehrere Module
  • Einfacher Gebrauch

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OnlyOffice ist nicht nur ein Tool zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Es ist eine All-in-One-Bürolösung, die über mehrere Module verfügt. Damit können Sie die meisten Ihrer Geschäftsabläufe auf einer zentralen Plattform rationalisieren. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Zoho WorkDrive

Zoho Corp. bietet eine einfach zu bedienende Dokumentenmanagement-Lösung mit zahlreichen praktischen Funktionen. Vollständige Bewertung

  • Benutzerfreundlichkeit
  • Preis
  • Hervorragender Dokumenten-Builder

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Zoho Corp. bietet eine einfach zu bedienende Dokumentenmanagement-Lösung mit zahlreichen praktischen Funktionen. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

7. M-Files

M-Files ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die ein DMS-Tool suchen, das KI-gestützte automatisierte Workflows, ein hervorragendes Modul für die Zusammenarbeit und großartige Funktionen für die Dokumentverfolgung bietet. Vollständige Überprüfung

  • Sicherheit
  • Mehrstufige Arbeitsabläufe
  • Leicht auffindbare Dokumente

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M-Files ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die ein DMS-Tool suchen, das KI-gestützte automatisierte Workflows, ein hervorragendes Modul für die Zusammenarbeit und großartige Funktionen für die Dokumentenverfolgung bietet. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

8. DocuWare

DocuWare ist ein hervorragendes DMS-Tool für ein effektives, papierloses Unternehmen. Das beste Verkaufsargument ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Mitarbeiterverwaltung und Rechnungsverarbeitung. Vollständiger Testbericht

  • Sicherheit
  • Intelligente Indizierung
  • Zahlreiche Integrationen

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DocuWare ist ein hervorragendes DMS-Tool für ein effektives, papierloses Unternehmen. Sein bestes Verkaufsargument ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Mitarbeiterverwaltung und Rechnungsverarbeitung. Vollständige Rezension

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Fluix

Fluix ist eine der besten PDF-Dokumentenmanagement-Software für Außendienstteams. Wenn Ihr Team iOS-Geräte verwendet, können Sie auf Fluix zählen, um die Effizienz und Geschwindigkeit Ihres Teams zu steigern und dabei Papier und Geld zu sparen. Vollständige Überprüfung

  • Stabilität
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Ausgezeichnet für iOS-Benutzer

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Fluix ist eine der besten PDF-Dokumentenmanagement-Software für Außendienstteams. Wenn Ihr Team iOS-Geräte verwendet, können Sie sich auf Fluix verlassen, um die Effizienz und Geschwindigkeit Ihres Teams zu steigern und dabei Papier und Geld zu sparen. Vollständige Überprüfung

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Xtensio

Xtensio ist eine flexible Dokumentenmanagementlösung zur Rationalisierung und Erstellung intelligenter Dokumente. Mit der Plattform ist die Zusammenarbeit, Erstellung, Freigabe und Präsentation von lebenden Dokumenten problemlos möglich. Vollständige Rezension

  • Einfach zu benutzen
  • Anpassbare Vorlagen
  • Schnelle Inhaltserstellung

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Xtensio ist eine flexible Dokumentenmanagement-Lösung zur Rationalisierung und Erstellung intelligenter Dokumente. Mit der Plattform ist die Zusammenarbeit, Erstellung, Freigabe und Präsentation von lebenden Dokumenten problemlos möglich. Vollständige Rezension

 

 

 

 

 

 

 

 

Die beste Dokumentenmanagement-Software des Jahres 2021

Hier sind die Gewinner und ihre stärksten Suiten in Kurzform:

  • PandaDoc – Bestes Gesamtdokumentenmanagementsystem
  • Pinpoint – Bestes Dokumentenmanagementsystem mit Kundenkommunikationsmanagement
  • Alfresco – Bestes Content-Management-System für Unternehmen
  • Ademero Content Central – Beste Software zur Verwaltung gescannter Dokumente
  • OnlyOffice – Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für Dokumentenmanagement-Systeme
  • Zoho WorkDrive – Bestes DMS-Tool für Einsteiger
  • M-Files – Beste Software zur Verwaltung von Baudokumenten
  • DocuWare – Beste DMS-Software für die Automatisierung von Arbeitsabläufen
  • Fluix – Bestes DMS für mobile Teams
  • Xtensio – Bestes DMS für die Erstellung lebendiger Dokumente

Wie habe ich also die beste Dokumentenmanagement-Software gefunden und wie habe ich sie bewertet?

Zunächst einmal habe ich die Hauptkriterien festgelegt, nach denen ich jede Lösung bewerten würde. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die ich bewertet habe, um das beste Dokumentenmanagementsystem zu finden.

Die wichtigsten Komponenten eines DMS-Tools – und wie Sie das beste Dokumentenmanagementsystem auswählen können

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Funktionen, auf die ich beim Testen der Lösungen geachtet habe. Sie können den gleichen Leitfaden verwenden, um das richtige System für Sie auszuwählen.

Kostenlose Testversion

Die richtige Dokumentenverwaltungslösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist keine leichte Aufgabe, und Online-Demos werden Ihnen bei Ihrer Entscheidung nicht viel helfen.

Der beste Weg, ein System zu bewerten, ist eine Probefahrt. Aus diesem Grund bieten alle Dokumentenmanagement-Lösungen auf meiner Liste eine kostenlose Testversion an. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob eines der Tools das richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, ohne einen Cent auszugeben.

Erfassen und Suchen

Die wichtigste Funktion aller DMS-Systeme ist die Speicherung und Organisation Ihrer Dokumente. Natürlich sollten Sie sie auch leicht wiederfinden können.

Deshalb habe ich bei jeder Software geprüft, ob sie in der Lage ist, Dokumente von einem Computer, einem Scanner oder aus Dokumentenspeichern Dritter zu erfassen. Außerdem habe ich geprüft, ob jedes Tool eine optische Markierungserkennung (OMR) oder eine optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet, um den Text aus den gescannten Dokumenten zu erfassen.

Außerdem sollte die beste Dokumentenmanagement-Software in der Lage sein, Metadaten automatisch aus dem Dokument zu extrahieren, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden. Sie sollten in der Lage sein, verschiedene Tags und Informationen hinzuzufügen, damit Sie die Dokumente schnell und effizient finden können.

Das heißt, Sie sollten in der Lage sein, elektronische Dokumente schnell zu finden, indem Sie die Software mit einem der folgenden Punkte füttern:

  • Schlüsselwörter
  • Datum
  • Dateiname
  • Autor
  • Inhalt

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Einer der Gründe, warum sich Unternehmen für eine Dokumentenmanagementlösung entscheiden, ist, dass sie alle ihre Dokumente auf einer zentralen Plattform speichern möchten. Aus diesem Grund sollte die Software genügend Speicherplatz für Ihre Dateien bieten.

Außerdem sollte sie über schnelle Abrufmöglichkeiten verfügen, damit Sie die Datei von jedem beliebigen Ort aus ohne Wartezeit abrufen können.

Verteilung und Zusammenarbeit

Im Jahr 2021 ist Erfolg eine Teamleistung.

Deshalb brauchen Sie ein kollaboratives EDMS-Tool, das es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, es zu kommentieren und es mit internen und externen Parteien zu teilen.

Außerdem wissen Sie, wie es ist, auf Genehmigungen, Unterschriften und so weiter zu warten. Das DMS-System Ihrer Wahl sollte in der Lage sein, dies zu vermeiden, indem es die Dokumente automatisch an die entsprechenden Stellen weiterleitet.

Aber halt! Das ist noch nicht alles!

Das beste Dokumentenmanagementsystem sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, mehrstufige, regelbasierte Workflows zu erstellen, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern, indem manuelle Arbeit vermieden wird. Im Jahr 2021 sollte niemand mehr Zeit mit der manuellen Weiterleitung von Dokumenten verschwenden. Glücklicherweise verfügen die meisten Anwendungen über hervorragende integrierte Workflow-Module, die Ihnen viel Zeit ersparen können.

Integrationen

Heutzutage nutzen Unternehmen zahlreiche Apps für ihre täglichen Abläufe. Sie werden das beste CRM, das beste Projektmanagement, die beste Aufgabenverwaltungssoftware und so weiter brauchen. Außerdem sollten alle diese Tools miteinander integriert werden können.

Das heißt, Sie sollten in der Lage sein, das Dokumentenverwaltungssystem Ihrer Wahl mit den anderen Anwendungen zu synchronisieren, die Sie bereits verwenden, um alle Ihre Abläufe zu optimieren.

Sicherheit

Das versteht sich von selbst, aber Sicherheit ist in der heutigen digitalen Welt besonders wichtig. Im Jahr 2019 betrugen die durchschnittlichen Kosten pro Datenschutzverletzung weltweit etwa 3,92 Millionen US-Dollar.

Deshalb brauchen Sie eine sichere Lösung, bei der Sie auch Benutzerberechtigungen festlegen können. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme sind cloudbasiert, und der Dienstanbieter ist für die erste Verteidigungslinie gegen Angriffe verantwortlich. Darüber hinaus schützen einige Lösungen Ihre Dateien durch Verschlüsselung nach militärischen Standards.

Und vergessen wir nicht die Benutzerberechtigungen – Sie möchten ja nicht, dass jeder in Ihrem Unternehmen Zugriff auf alle Dokumente hat. Deshalb habe ich mich nach Lösungen umgesehen, die zumindest ein Minimum an Berechtigungen bieten: Nur-Ansicht, Änderung und vollständiger Zugriff. Natürlich ist es umso besser, je detaillierter Sie die Berechtigungen festlegen können.

Benutzerfreundlichkeit

Obwohl die Funktionen der Software weitaus wichtiger sind als die Benutzeroberfläche, sollten Sie ein DMS-Tool wählen, mit dem Sie sich wohlfühlen.

Einige DMS-Anbieter bieten robuste und funktionsreiche Lösungen an, die extrem schwer zu bedienen sind, so dass Sie das IT-Team bei der Arbeit immer im Rücken haben müssen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die die von Ihnen benötigten Funktionen bietet und für deren Nutzung Sie über das nötige technische Know-how verfügen.

In der Regel sind die besten Dokumentenverwaltungsprogramme für das Jahr 2021 auch für technisch nicht versierte Benutzer relativ einfach zu bedienen.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Wie im vorherigen Absatz erwähnt, sind die meisten Lösungen relativ einfach zu bedienen.

Allerdings müssen Sie einige Handbücher und Anleitungen lesen und einige Videos ansehen, um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen. Aus diesem Grund sollte die technische Dokumentation auf der Website des Unternehmens ausführlich und aktuell sein.

Am einfachsten ist es natürlich, sich mit dem Kundensupport in Verbindung zu setzen. Ich habe den Kundensupport anhand der verfügbaren Kanäle (Live-Chat, Telefon, E-Mail), der Arbeitszeiten und der Professionalität beurteilt.

Beachten Sie, dass einige DMS-Anbieter einen kostenlosen 24/7-Support anbieten, die meisten jedoch einen Aufpreis für diesen Service verlangen.

Preisgestaltung

Letztendlich kommt es darauf an, wie viel Geld Ihr Chef (oder Sie) bereit ist, für ein Dokumentenmanagement-Tool auszugeben. Denken Sie daran, dass Sie in der Regel einen günstigeren Preis erhalten, wenn Sie für einen längeren Zeitraum im Voraus bezahlen.

Der Einfachheit halber habe ich also eine Tabelle mit den (öffentlichen) Preisen der Lösungen auf dieser Liste erstellt.

PandaDoc PinPoint Dokumente Jetzt Alfresco Ademero Inhaltszentrale OnlyOffice Zoho WorkDrive M-Files DocuWare Fluix
$9 pro Benutzer und Monat $14 pro Benutzer pro Monat Benutzerdefiniertes Angebot $35 pro Benutzer und Monat $2 pro Benutzer pro Monat $2 pro Benutzer und Monat Benutzerdefiniertes Angebot Benutzerdefiniertes Angebot $20 pro Benutzer und Monat

Methodik

Jetzt führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, den ich befolgt habe, um das beste Dokumentenmanagementsystem zu finden.

  • Ich habe das gesamte Internet nach der besten Software für die Dokumentenverwaltung durchsucht.
  • Ich stellte eine Liste mit mehr als 50 Namen zusammen.
  • Dann begann ich, von Benutzern verfasste Bewertungen von Dokumentenverwaltungssoftware zu lesen.
  • Nachdem ich Hunderte von Bewertungen gelesen hatte, konnte ich mehr als die Hälfte der Lösungen auf meiner Liste ausschließen.
  • Dann ging ich in die Tiefe. Ich überprüfte Bewertungen und Videos, die mehrere Jahre zurücklagen, um zu sehen, ob sich die Tools verbessert hatten. Bei einigen Dokumentenverwaltungslösungen gab es seit Jahren die gleichen ungelösten Probleme.
  • Dadurch fielen einige weitere weg, und ich machte einen schnellen Vergleich von Dokumentenverwaltungssoftware, um zu sehen, ob die verbleibenden alle Kriterien abdecken, die ich überprüfen wollte.
  • Und dann waren nur noch neun übrig. Ich meldete mich für eine Testversion für jede von ihnen an.
  • Nach mehreren Stunden und Gesprächen mit einer Handvoll Vertriebsmitarbeitern waren alle meine Konten fertig, und ich begann, jede Anwendung zu testen.
  • Nachdem ich jede EDM-Software geprüft hatte, bewertete ich jede der oben genannten Funktionen. So habe ich die endgültige Bewertung erstellt.

Anmerkung: Alle Lösungen sind mit allen Datenschutzgesetzen, einschließlich GDPR, konform, daher habe ich diese Informationen nicht in jede Bewertung aufgenommen.

Auf diese Weise habe ich diese Liste der Dokumentenmanagementsysteme zusammengestellt. Jetzt lernen Sie die Gewinner im Detail kennen.

Bewertungen der besten Dokumentenmanagement-Software

Nachfolgend finden Sie die unvoreingenommenen, datengestützten Bewertungen für jede unserer Top-Auswahlen.

Detaillierte Bewertungen

PandaDoc

BESTE FÜR

Benutzer, die nach dem besten Dokumentenmanagementsystem suchen.

Website besuchen

  • Dokument-Analysen
  • Nahtlose Integrationen mit CRM-Plattformen
  • Großartiger Dokumenten-Builder
  • Kostenlose Testversion verfügbar

PandaDoc kostenlos testen

Sie können dieses elektronische Dokumentenmanagementsystem 14 Tage lang kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten

Zunächst einmal bietet PandaDoc eine beeindruckende Vorlagengalerie, so dass Sie im Handumdrehen loslegen können.

Sie können eine der vorgefertigten Vorlagen auswählen oder mit dem leistungsstarken Document Builder Ihre eigenen erstellen.

Letzterer verfügt über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, und Sie können die Dokumente nach Belieben anpassen. Sie können das Logo und die Farben Ihrer Marke hinzufügen und sogar Videos einfügen, um den Inhalt ansprechender zu gestalten.

Die Dokumente werden in der Cloud gespeichert, und es gibt keine Einschränkungen in Bezug auf die Speichernutzung. Ihr Informationsspeicher kann so groß sein, wie Sie ihn brauchen, und Sie müssen dafür nichts extra bezahlen.

Sie können auch Dateien von Ihrem Gerät hochladen oder Dateien aus Ihrem aktuellen Dokumentationsspeicher importieren. PandaDoc arbeitet mit Google Docs, Dropbox, Box und OneDrive zusammen. Sie können jedoch keinen Scanner verwenden, um Dateien direkt hochzuladen.

Ein weiterer Nachteil dieser ansonsten guten DMS-Software ist, dass PDF- und MS-Office-Dateien (mit Ausnahme von .docx) als nicht editierbare Dokumente hochgeladen werden.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie alle Ihre Dokumente dank der leistungsstarken Suchmaschine von PandaDoc leicht finden können.

Sie können Ihren Dateien verschiedene Tags hinzufügen und sie nach Titel, Inhalt oder Tags durchsuchen.

Verteilung und Zusammenarbeit

Mit PandaDoc können Sie Ihre Dokumente per E-Mail verteilen oder einen Link erstellen. Sie sind für den gesamten Prozess der Dokumentenkontrolle verantwortlich und erhalten ein integriertes Workflow-Management-Modul.

Diese App für die digitale Dokumentenverwaltung bietet mehrere Garantien für Rückverfolgbarkeit und Versionierung, und Sie können problemlos frühere Versionen der einzelnen Dokumente abrufen.

Mit dem Modul für die Zusammenarbeit können Ihre Teammitglieder Kommentare posten, Bedingungen, Preise und Vereinbarungen aushandeln. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und können Geschäfte effizienter abschließen.

Apropos Geschäftsabschluss: Das wichtigste Verkaufsargument von PandaDoc ist, wie einfach und schnell Ihre Empfänger Verträge und andere Dokumente unterschreiben können. Die eSignatur von PandaDoc ist rechtsverbindlich und kann Ihnen viel Zeit bei der Weiterleitung, Prüfung und Unterzeichnung von Dokumenten sparen.

Eines der besten DMS-Systeme bietet auch mobile Apps für iOS und Android. Leider können Sie damit nur Ihre Dokumente verfolgen, aber keine neuen Dokumente erstellen und versenden.

Integrationen

Sie können dieses Tool zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten sofort mit HubSpot, Zoho, PayPal und einigen anderen Drittanbieter-Apps integrieren. Sie können auch Zapier-Konnektoren verwenden, um PandaDoc mit Slack, Gmail und QuickBooks Online zu synchronisieren. Wenn Sie sich für den Enterprise-Plan entscheiden (oder 10 $ pro Benutzer und Monat zusätzlich zahlen), können Sie Ihr PandaDoc-Konto mit Salesforce synchronisieren.

Alles in allem können Sie PandaDoc mit einigen der besten CRM-Software auf dem Markt integrieren.

Wenn Sie diese EDM-Software mit Ihren eigenen Anwendungen verwenden möchten, können Sie die PandaDoc-API nutzen.

Sicherheit

PandaDoc sichert Ihre Daten mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, und das Unternehmen führt regelmäßig Audits durch, um die Sicherheit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Um die Integrität des Dokuments zu gewährleisten, können Sie den Prüfpfad verwenden, um alle am Dokument vorgenommenen Änderungen und deren Urheber zu sehen.

Sie können auch einen rollenbasierten Zugriff festlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nur auf die Dokumente zugreifen können, für die sie berechtigt sind. Es gibt drei Zugriffsebenen:

  • Mitglied
  • Manager
  • Verwalter

Wenn Sie sich für den Enterprise-Plan entscheiden, können Sie benutzerdefinierte Benutzerrollen festlegen, um die Berechtigungen auf einer detaillierten Ebene zu konfigurieren.

Zusätzliche Funktionen von PandaDoc

Eines der besten Dokumentenmanagementsysteme im Jahr 2021 verfügt über ein integriertes Analysemodul. Auf diese Weise können Sie sehen, wie oft Ihre Empfänger das Dokument durchgesehen haben und auf welchen Teil sie sich am meisten konzentriert haben. Mit dem Analysemodul können Sie die Problembereiche Ihrer Empfänger leicht erkennen und so wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Benutzerfreundlichkeit

PandaDoc empfängt Sie mit einem übersichtlichen Dashboard, mit dem Sie Ihren Arbeitsfortschritt auf einen Blick sehen können. Von dort aus können Sie den Genehmigungsprozess schnell verfolgen, abgelaufene und abgelehnte Dokumente sehen und vieles mehr.

Diese Top-Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über eine übersichtliche und klar strukturierte Benutzeroberfläche, in der Sie alles, was Sie suchen, leicht finden können. Alles in allem hat das Team von PandaDoc sein Bestes getan, um die Benutzeroberfläche der Software so übersichtlich wie möglich zu gestalten.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Diese webbasierte Dokumentenverwaltungssoftware bietet eine anständige Wissensdatenbank, die einen hilfreichen Blog, FAQs, Leitfäden, Anleitungen und einige Webinare umfasst. Dennoch ist die Dokumentation etwas dürftig, und höchstwahrscheinlich würden Sie es vorziehen, mit den Support-Mitarbeitern zu sprechen, anstatt zu versuchen, Antworten über die Website zu finden.

Die gute Nachricht ist, dass PandaDoc 24/7 E-Mail- und Live-Chat-Support bietet. Die Mitarbeiter antworten schnell (über beide Kanäle) und werden ihr Bestes tun, um Ihnen zu helfen. Insgesamt hatte ich eine großartige Erfahrung mit den Vertretern, und das ist auch die Meinung anderer Nutzer, wenn man die von Nutzern geschriebenen Bewertungen der Dokumentenmanagement-Software von PandaDoc betrachtet.

PandaDoc-Preise

Eine der besten Dokumentenmanagement-Software kommt mit drei Preisstufen:

  • Individual – 9 $ pro Monat und Benutzer. Damit können Sie bis zu fünf Dokumente pro Monat versenden.
  • Unternehmen – 49 $ pro Monat und Benutzer. Mit diesem Tarif erhalten Sie das integrierte Workflow-Modul, CRM-Integrationen und eine unbegrenzte Anzahl von versendeten Dokumenten.
  • Enterprise – Fordern Sie ein Angebot an. Dieser Plan umfasst das Modul zur Verwaltung von Benutzerrechten, Salesforce- und Zapier-Integrationen sowie eine unbegrenzte Anzahl von Teamarbeitsbereichen.

Fazit

PandaDoc ist zweifelsohne eines der besten Dokumentenmanagementsysteme. Es verfügt über ein hervorragendes Analysemodul, zahlreiche Integrationen und Vorlagen sowie einen leistungsstarken Document Builder. Sicher, letzterer kann manchmal etwas sperrig und langsam sein, und die Software selbst hat hier und da ein paar Bugs. Dies sind jedoch kleinere Nachteile, wenn man die Möglichkeiten des Programms bedenkt.

Insgesamt ist PandaDoc eine hervorragende Lösung für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten, wenn Sie täglich mit Angeboten, Vorschlägen, Zahlungen und Verträgen zu tun haben.

Punktgenau

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Benutzer, die ein DMS-Tool mit Kundenkommunikationsmanagement benötigen.

Website besuchen

  • Zahlreiche Funktionen
  • Hervorragende Unterstützung
  • Integrierte Kontaktverwaltung
  • Leicht zu findende Dokumente

Kostenlose Testversion

Sie können diese DMS-Lösung 30 Tage lang kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassung, Speicherung und Abruf von Dokumenten

Mit PinPoint können Sie Dokumente einfach erfassen und in digitale Formate umwandeln. Sie können entweder Dateien per Drag & Drop übertragen oder Scanner verwenden, um Papierdokumente in das System zu laden. PinPoint verwendet eine optische Zeichenerkennung, um die Dateien zu erfassen, und die Funktion zum Abrufen von Text funktioniert hervorragend.

Sie können Ihr Repository leicht organisieren, indem Sie Ordner und Unterordner erstellen. Dank der leistungsstarken Suchmaschine von PinPoint ist dies jedoch gar nicht nötig. Das Durchsuchen von Dokumentensammlungen ist ein Kinderspiel, und Sie können alles, was Sie suchen, über Schlüsselwörter, Metadaten, Datum, Tags und sogar Notizen finden.

Ein weiterer Vorteil von PinPoint ist, dass jedes Dokument in seinem ursprünglichen Dateiformat gespeichert wird. Auf diese Weise verhindert die Software, dass Dokumente aufgrund von Konvertierungsfehlern verloren gehen.

Verteilung und Zusammenarbeit

Mit diesem EDMS können Sie Dateien ganz einfach per E-Mail oder durch Generierung eines Links weitergeben.

Sie und Ihre Teammitglieder können die Dokumente kommentieren und bearbeiten, unterschreiben oder Unterschriften sammeln und vieles mehr. Außerdem haben Sie eine vollständige Versionskontrolle und können jede Version des Dokuments überprüfen und kontrollieren.

A.R.I.E.

Der Automated Robot Integration Explorer von PinPoint ist eine Reihe von Funktionen, die den manuellen Arbeitsablauf bei vielen dokumentenbezogenen Vorgängen eliminieren können.

Die praktischste Funktion ist zweifelsohne die automatische Ablage. PinPoint verwendet OCR, um die Dokumente zu „lesen“ und sie korrekt abzulegen. Die Software kann Ihre Dateien auch automatisch benennen und Metadaten extrahieren, so dass Sie die Volltextsuchfunktionen von PinPoint nutzen können.

Integrationen 

Wie die meisten Dokumentenmanagementsysteme verfügt PinPoint über integrierte Integrationen mit den beliebtesten Cloud-Speicherdiensten und Geschäftsanwendungen wie:

  • Dropbox
  • Salesforce
  • Google Drive
  • OneDrive
  • SharePoint
  • QuickBooks
  • G.P. Dynamics
  • Adobe Create Suite
  • AutoCAD

Das Unternehmen bietet auch eine API an, damit Sie Ihr PinPoint-Konto auch mit anderen Anwendungen synchronisieren können.

Unterstützte Branchen

Eines der besten Verkaufsargumente von PinPoint ist die hohe Flexibilität.

Es ist eine hervorragende Dokumentenverwaltungssoftware für Anwaltskanzleien, Hersteller, Banken und so weiter. Das DMS-Tool ist in hohem Maße anpassbar, und Sie können es an die Bedürfnisse Ihrer Branche anpassen.

Das Beste daran ist, dass Sie keine branchenspezifischen Add-ons benötigen, die Sie extra kosten würden. Sie kaufen die reguläre Lizenz und können die Software entsprechend anpassen.

Sicherheit

Dank des hervorragenden Berechtigungsmoduls von PinPoint können Sie sich der Integrität eines Dokuments sicher sein. Sie können eine Vielzahl von Zugriffsrollen festlegen, die sich auf einzelne Benutzer oder Gruppen beziehen können.

Über die Verwaltungskonsole können Sie festlegen, wer die im elektronischen Archiv gespeicherten Dokumente verwalten, darauf zugreifen, verfolgen und bearbeiten darf.

Benutzerfreundlichkeit

Obwohl PinPoint eine der besten Softwarelösungen für die Dokumentenverwaltung in Unternehmen ist, ist sie sicherlich nicht die einfachste zu bedienen.

Die Benutzeroberfläche ist etwas unübersichtlich, vor allem für unerfahrene Benutzer. Außerdem ist sie nicht so intuitiv wie andere Lösungen auf dieser Liste von Dokumentenverwaltungssystemen. Denken Sie also daran, dass es eine Lernkurve geben wird.

Die Benutzeroberfläche selbst sieht ein wenig veraltet aus, und wenn Sie an schöne und glänzende Anwendungen gewöhnt sind, werden Sie PinPoint nicht ansprechend finden. Das ist jedoch ein kleiner Nachteil, wenn man die Möglichkeiten der Software bedenkt.

Es ist die schiere Anzahl der Funktionen, die diese robuste Software etwas schwierig zu bedienen macht – zumindest am Anfang. Dennoch bietet das Unternehmen (kostenpflichtige) Schulungen an, und die Mitarbeiter können Ihre Mitarbeiter kompetent in das Dokumentenverwaltungssystem einführen.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Dieses DMS-Tool bietet eine anständige, wenn auch nicht sehr umfangreiche Wissensdatenbank, die das Handbuch der Software sowie zahlreiche Videos enthält, die Sie durch die Funktionen der Software führen.

Was PinPoint jedoch aus der Masse der anderen Dokumentenmanagement-Lösungen heraushebt, ist der hervorragende Kundensupport. Sie können sich per Live-Chat, E-Mail und Telefon an die Mitarbeiter wenden. Die Mitarbeiter arbeiten während der Geschäftszeiten, aber Sie können sich für einen 24/7-Support entscheiden, der Sie 500 US-Dollar extra kostet.

PinPoint-Preise

Eine der besten Dokumentenverwaltungssoftware ist zu einem erschwinglichen Preis erhältlich, wenn Sie ein größeres Unternehmen leiten.

  • Der Preis beginnt bei $750 pro Jahr für drei Benutzer. Das sind etwa 21 Dollar pro Benutzer und Monat.

Die gute Nachricht: Je mehr Benutzer Sie haben, desto mehr sinkt der Preis pro Benutzer.

  • Bei 10 Benutzern beträgt er beispielsweise 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Bei 1.000 Nutzern sind es nur noch 1,50 $ pro Monat und Nutzer.

Fazit

Alles in allem ist PinPoint aus vielen Gründen eine der besten Dokumentenmanagement-Software im Jahr 2021. Die Software kann zahlreiche Arbeitsabläufe automatisieren, hat hervorragende Anpassungsmöglichkeiten und vieles mehr.

Dieses All-in-One-Produkt verfügt auch über ein integriertes Inhalts-, Versions-, Aufbewahrungs- und Formularmanagement sowie über ein Kontaktmanagement-Modul. Darüber hinaus ist es sicher und von überall aus zugänglich.

Sicherlich könnten einige Funktionen noch etwas Feinschliff vertragen, und es gibt eine steile Lernkurve, aber angesichts des enormen Potenzials der Software sind das keine Hinderungsgründe.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PinPoint eine hervorragende DMS-Software für die digitale Aufbewahrung aller Arten von Dokumenten ist.

Alfresco

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Anwender, die das beste Content-Management-System für Unternehmen suchen.

Website besuchen

  • Erstklassige Sicherheit
  • Workflow-Automatisierung
  • AWS AI und maschinelles Lernen
  • On-Premise- und Cloud-Version

Kostenlose Testversion von Alfresco

Dieses Dokumentenmanagement-Tool für Unternehmen bietet zwei Testversionen an – eine 30-tägige On-Premise-Version und eine 14-tägige Cloud-basierte Version. Sie müssen Ihre Kreditkartendaten nicht eingeben. Die Cloud-basierte Version ist jedoch nicht für alle Länder verfügbar.

Erfassen und Suchen

Sie können Dokumente von Ihrem Gerät, von einem Scanner oder von einem anderen Dokumentenspeicher hochladen.

Eines der besten Verkaufsargumente von Alfresco ist, dass es die KI von Amazon nutzt, um automatisch Metadaten aus dem Dokument zu extrahieren. Amazon Comprehend nutzt seine NLP-Engine, um Entitäten wie Personen, Orte, Daten, Mengen, Unternehmen und so weiter schnell zu erfassen.

Darüber hinaus verwendet Alfresco Amazon Textract, um automatisch Text aus gescannten Dokumenten zu extrahieren. Es nutzt nicht nur die optische Zeichenerkennung, um die Wörter zu „sehen“, sondern kann auch den Inhalt der Felder in Formularen identifizieren, was den Service immens verbessert.

Und als ob das noch nicht genug wäre, nutzt das Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen Amazon Rekognition, um Textkontext aus Fotos und Bildern zu extrahieren und diese Informationen den Metadaten der Datei hinzuzufügen.

All diese Informationen helfen Ihnen bei der Suche nach einer Datei ungemein. Sie können nach Dateinamen, Schlüsselwörtern, Datum und Ordnern suchen, und die Software bietet auch eine Volltextsuche.

Verteilung und Zusammenarbeit

Sie können Dateien ganz einfach über den Alfresco Digital Workspace weitergeben. Sie können einen Link zu jeder Datei erstellen und ein Verfallsdatum festlegen.

Leider gibt es keine Sicherheitseinstellungen, wie z. B. das Festlegen eines Kennworts, wie bei anderen Dokumentenmanagement-Lösungen.

Was die Tools für die Zusammenarbeit angeht, ist Alfresco eine großartige Lösung.

Sie und Ihre Teammitglieder können Dokumente kommentieren, Wiki-Seiten erstellen und vieles mehr. Und das Beste daran ist, dass Sie die volle Kontrolle über die Dokumentation haben und alle Änderungen nachverfolgen können. Sie werden benachrichtigt, wenn jemand eine Datei ändert, und Sie haben volle Kontrolle über die Versionskontrolle.

Das Unternehmen bietet auch mobile Apps für Android- und iOS-Geräte an, die die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern weiter vereinfachen. Die Apps bieten Funktionen zum Verfolgen, Teilen, Bearbeiten und Hochladen von Dokumenten.

Darüber hinaus können Sie verschiedene Workflows einrichten, um die Effizienz Ihres Teams zu verbessern. Sie können Teammitglieder mit der Überprüfung oder Genehmigung von Dokumenten beauftragen, verschiedene Auslöser für die Erfassung von Metadaten festlegen und automatische Workflows für die Weiterleitung von Dokumenten erstellen.

Alles in allem bietet diese Dokumentenmanagementlösung für Unternehmen zahlreiche Tools, die Ihre dokumentenbezogenen Geschäftsabläufe verbessern können.

Integrationen

Dieses Enterprise Content Management ist sofort einsatzbereit und bietet mehrere integrierte Integrationen:

  • Salesforce
  • Outlook
  • Google Text & Tabellen
  • Microsoft Büro
  • SAP
  • AutoCAD
  • Box
  • Google Drive

Da es sich bei Alfresco um eine Open-Source-Lösung für das Dokumentenmanagement handelt, können Sie es mit praktisch jeder anderen Anwendung von Drittanbietern integrieren. Die Plattform unterstützt mehrere offene Standards, darunter CMIS, CIFS und WebDAV.

Außerdem gibt es die Alfresco Content Services REST API, die Zugriff auf alle Kernfunktionen der Software bietet.

Sicherheit

Alfresco bietet eine sichere Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen, die durch zusätzliche Authentifikatoren von Drittanbietern erweitert werden kann. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentation sicher ist und nur Personen, die dazu berechtigt sind, auf die Inhalte zugreifen können.

Natürlich können Sie rollenbasierte Zugriffsrechte und Berechtigungen festlegen. Diese Lösung zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten bietet sechs Rollen:

  • Manager – haben vollen Zugriff auf alle Inhalte, können Benutzerrollen ändern und Benutzer entfernen.
  • Mitwirkende – haben Zugriff auf ihre eigenen Inhalte und können die Dokumentation anderer Mitglieder bearbeiten (aber nicht löschen).
  • Mitwirkende – haben vollen Zugriff auf ihre eigenen Dateien.
  • Konsumenten – können Inhalte nur ansehen.
  • Koordinator – kann alle Arten von Inhalten freigeben.
  • Editor – kann Dateien bearbeiten und freigeben, aber keine eigenen Dateien erstellen.

Benutzerfreundlichkeit

Da diese Dokumentenverwaltungslösung eine Vielzahl von Funktionen bietet und recht komplex ist, ist eine steile Lernkurve zu bewältigen. Außerdem benötigen Sie fundierte Java-Kenntnisse, um die Software anpassen zu können.

Alfresco ist jedoch keine Software für das Dokumentenmanagement für den Hausgebrauch, so dass solche Experten in einem Unternehmen, das sich für diese Lösung entscheidet, vorhanden sein sollten.

Die Oberfläche der Verwaltungskonsole wirkt etwas veraltet, aber der digitale Arbeitsbereich sieht großartig aus. Wenn Sie nicht der Administrator der Software sind, werden Sie sich über eine gut aussehende und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche freuen.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Diese Open-Source-Dokumentenverwaltung verfügt über eine so umfangreiche Wissensdatenbank, dass man sich darin verlieren kann.

Es gibt Ressourcen für Entwickler, Handbücher, Anleitungen, Videos, Foren und eine Universität für Schulungen.

Alles in allem finden Sie auf der Website des Unternehmens alle Ressourcen, die Sie benötigen.

Da die Software jedoch relativ schwer zu bedienen ist, müssen Sie sich an das Support-Team wenden. Die Mitarbeiter sind per Live-Chat und E-Mail erreichbar, arbeiten aber nur während der Geschäftszeiten. Die Mitarbeiter sind Profis, und Sie werden die Hilfe bekommen, die Sie brauchen.

Das Unternehmen bietet auch 24/7-Support für kritische Fragen.

Preisgestaltung

Die Dokumentenmanagement-Lösung für Unternehmen bietet drei Pläne an, aber die Preise sind nicht öffentlich, und Sie müssen ein individuelles Angebot anfordern.

Starter Edition – für bis zu 100 Benutzer. Mit diesem Plan erhalten Sie die folgenden Module und Add-ons:

  • Microsoft Outlook-Klient
  • Alfresco Aufzeichnungsmanagement
  • Alfresco Content Connector für Salesforce.com
  • Amazon S3-Konnektor

Business Edition – bis zu 300 Benutzer. Zusätzlich zu den Funktionen der Starter Edition erhalten Sie:

  • Alfresco Medienverwaltung
  • Dokument-Transformations-Engine
  • Medien-Umwandlungs-Engine
  • EMC Centera-Anschluss
  • Alfresco System-Empfänger

Enterprise Edition – geeignet für Unternehmen mit bis zu 1.000 Benutzern. Zusätzlich zu allem aus den beiden vorherigen Paketen erhalten Sie:

  • Alfresco-Index-Engine
  • Alfresco Content-Verschlüsselung

Sie können diese Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen mit Alfresco Process Service und Alfresco Governance Service kombinieren, um eine All-in-One-Lösung zu erhalten. Sie können jedoch auch jede Komponente einzeln kaufen, wenn Sie nicht das gesamte Paket benötigen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Alfresco eines der besten Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen auf dem Markt ist.

Der einzige ernsthafte Nachteil ist, dass Alfresco im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementsystemen sehr viel schwieriger zu bedienen ist. Es ist auch nicht für KMUs geeignet und definitiv nicht die richtige Dokumentenmanagement-Software für den privaten Gebrauch.

Wenn Sie jedoch für ein Unternehmen arbeiten und ein Tool mit ausgezeichneten Workflow-Automatisierungsfunktionen, erstklassiger OCR, hervorragender Sicherheit und einem guten Kollaborationsmodul suchen, könnte Alfresco genau die richtige Lösung für Sie sein.

Ademero Inhaltszentrale

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Anwender, die nach der besten Software für die Verwaltung gescannter Dokumente suchen.

Website besuchen

  • Einfacher Gebrauch
  • Granularer rollenbasierter Zugriff
  • Ausgezeichnete Scanfunktionen
  • Workflow-Verwaltung

Ademero Content Central kostenlos testen

Sie können dieses DMS-Tool sieben Tage lang kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich. Wenn Sie mehr als eine Woche brauchen, um die Software kennenzulernen, können die Vertriebsmitarbeiter die Testphase verlängern.

Erfassen und Suchen

Sie können Dokumente hinzufügen, indem Sie sie von Ihrem Gerät hochladen oder einen Scanner verwenden, um sie direkt in das Dokumentenverfolgungssystem zu importieren.

Was Content Central zu einem wertvollen Werkzeug für gescannte Dokumente macht, sind seine zonalen Scanfunktionen. Sie können verschiedene Zonen festlegen, und die Informationen des Dokuments werden automatisch in Content Central extrahiert.

Wie die anderen Dokumentenverwaltungsprogramme auf dieser Liste bietet auch Content Central mehrere Suchfelder, die Ihnen helfen, das richtige Dokument zu finden. Es gibt zahlreiche Filter, und die Software verfügt über eine hervorragende Volltextsuche.

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Sie können Ihren Dokumentenspeicher auf die gleiche Weise organisieren wie andere Dateisysteme – mit Hilfe von Ordnern. Auf diese Weise können Sie ein System zur Klassifizierung der Daten erstellen, das für Sie am besten geeignet ist. Sie können auch Unterordner hinzufügen, wenn Sie eine hierarchische Speicherverwaltung benötigen, oder die Dokumente auf eine andere Weise gruppieren, die Ihren Anforderungen entspricht.

Das Auffinden von Dateien ist einfach und schnell. Sie finden Dateien direkt im Repository von Content Central oder nutzen die API, um Informationen aus anderen Anwendungen zu erfassen.

Darüber hinaus können Sie mit dieser Dokumentenverwaltungslösung Formulare und Dokumente ganz einfach mithilfe vordefinierter Vorlagen erstellen. So können Sie beispielsweise einen Urlaubsantrag erstellen und ihn in wenigen Sekunden an Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung senden.

Es gibt mehrere vordefinierte Dokumentvorlagen, die Sie an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können. Natürlich können Sie auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen.

Verteilung und Zusammenarbeit

Mit diesem DMS-Tool können Sie Dokumente nur per E-Mail austauschen. Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihre Dateien für bestimmte Benutzer oder ganze Gruppen freigeben können, während Sie bei einigen anderen Content-Management-Systemen die Datei manuell an jeden Benutzer einzeln senden müssen. Auf diese Weise können Sie schnell Unterschriften sammeln oder das Dokument zur Genehmigung an die betreffenden Parteien senden.

Content Central verfügt auch über ein leistungsfähiges automatisiertes Workflow-Modul. Sie können verschiedene Auslöser und Aktionen festlegen, Nachrichtenvorlagen erstellen und vieles mehr.

Alles in allem bietet Ihnen Content Central mehrere Möglichkeiten, den manuellen Workflow zu eliminieren und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Integrationen

Sie können Content Central sofort mit QuickBooks, Sage und Workday integrieren. Wenn Sie Ademeros Dokumentenmanagement-System mit anderen Anwendungen integrieren möchten, können Sie die API nutzen.

Sicherheit

Mit Content Central können Sie ganz einfach Sicherheitsberechtigungen festlegen. Die EDM-Software verfügt über ein hervorragendes Modul, mit dem Sie die Zugriffsrechte für jeden Benutzer individuell festlegen können.

Außerdem können Sie alle von den Nutzern durchgeführten Aktionen, einschließlich Suchen, Bearbeitungen, Ansichten usw., problemlos überprüfen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit ist eines der stärksten Verkaufsargumente von Content Central. Diese Dokumentenmanagementlösung verfügt über eine aufgeräumte, intuitive und gut aussehende Benutzeroberfläche.

Das erste, was Ihnen auffallen wird, ist das anpassbare Dashboard mit verschiedenen Widgets, die Ihnen schnellen Zugriff auf eine Vielzahl von Warteschlangen und Dokumenten ermöglichen.

Sie können mit zwei Klicks auf das Repository des Dokumentenmanagementsystems zugreifen, und das Gleiche gilt für alle Funktionen der Software.

Allerdings sind die Einstellung von Workflows, der rollenbasierte Zugriff und einige andere Einstellungen etwas schwierig und zeitaufwändig, aber das gilt für die meisten Dokumentenmanagementsysteme.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Auf der Website des Unternehmens finden Sie eine ausführliche Wissensdatenbank mit dem Handbuch der Software, zahlreichen Hilfeartikeln und vielen Videos, die Sie auf Ihrem Weg durch Content Central begleiten.

Es gibt auch mehrere Möglichkeiten, das Support-Team des Unternehmens zu erreichen. Ademero bietet E-Mail-, Telefon- und Live-Chat-Support.

Die Mitarbeiter sind besonders hilfsbereit und gehen über die üblichen Einzeiler hinaus, um Ihnen zu helfen. Insgesamt habe ich gute Erfahrungen mit dem Kundensupport von Content Central gemacht.

Preise von Content Central

Wenn Sie sich für die in der Cloud gehostete Version dieses Tools zur Verwaltung digitaler Dokumente entscheiden, kostet Sie das 35 US-Dollar pro Benutzer und Monat. In diesem Preis sind Support und Wartung sowie 250 GB Speicherplatz enthalten. Bei Bedarf können Sie mehr Speicherplatz erwerben.

Wenn Sie diese DMS-Software auf Ihrem Server (vor Ort) installieren möchten, müssen Sie 500 US-Dollar für eine unbefristete Einzelplatzlizenz oder 1.000 US-Dollar für eine unbefristete Lizenz für gleichzeitige Benutzer bezahlen. In diesem Preis sind Support und Wartung für das erste Jahr enthalten. Danach beträgt der Preis für Support und Wartung 20 % des Softwarepreises.

Fazit

Eines der besten Merkmale von Content Central ist seine Flexibilität. Es bietet Content Management für Unternehmen zu einem Bruchteil der Kosten und eignet sich ebenso gut als Dokumentenmanagementlösung für kleine Unternehmen.

Natürlich ist Content Central nach meinem Vergleich von Dokumentenmanagement-Software zu urteilen teurer als die meisten Tools auf dieser Liste.

Die Benutzerfreundlichkeit, die ausgezeichneten zonalen Scanfunktionen, die Stabilität und die Optionen für das Workflow-Management sind jedoch jeden Cent wert.

Wenn Sie über einige kleinere Probleme hinwegsehen können und keine speziellen mobilen Apps benötigen, gehört Content Central zu den besten Dokumentenmanagementsystemen für das Jahr 2021.

OnlyOffice

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Anwender, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für ihr Dokumentenmanagementsystem suchen.

Website besuchen

  • Erschwinglich
  • Mehrere Module
  • Großartig für die Zusammenarbeit
  • Versionierung

OnlyOffice kostenlos testen

Sie können OnlyOffice 30 Tage lang kostenlos testen. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassen und Suchen

Im Gegensatz zu anderen Dateispeicher-Engines können Sie mit OnlyOffice alle Arten von Dateien von Ihrem Gerät hochladen – einschließlich Musik und Videos. Sie können auch Daten aus Online-Quellen wie Google Drive, DropBox und OneDrive importieren.

Leider können Sie den Dateien keine Metadaten, Tags oder andere zusätzliche Informationen hinzufügen.

Aber selbst wenn Sie das könnten, würde es keinen Unterschied machen, denn Sie können nur über den Dateinamen nach Dateien suchen. Es gibt keine Textindexierungsfunktion, die den Inhalt des Dokuments oder andere Attribute durchsuchen kann.

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Der Speicherplatz, den Sie erhalten, hängt ganz von der Anzahl der Nutzer ab, die OnlyOffice verwenden. Das Dokumentenverwaltungssystem bietet einen schnellen Abruf von Dokumenten aus allen angeschlossenen Repositories.

Außerdem können Sie dank der intuitiven Benutzeroberfläche der Software frühere Versionen jedes Dokuments problemlos anzeigen und abrufen.

Verteilung und Zusammenarbeit

Mit OnlyOffice können Sie Dateien problemlos mit internen und externen Parteien austauschen. Die Dokumentenkontrollsoftware kann Dateien an bestimmte Benutzer oder ganze Gruppen senden. Sie können verschiedene Berechtigungen einrichten und Ihren Teamkollegen, Aktionären oder anderen Betrachtern den Zugriff auf die Dokumente ermöglichen. Diese können sie überprüfen, Formulare ausfüllen, bearbeiten oder kommentieren.

Einer der größten Vorteile von OnlyOffice ist die einfache Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Sie können das Dokument kommentieren oder das integrierte IM-System nutzen, um gemeinsam an einer Datei zu arbeiten.

Darüber hinaus bietet der OnlyOffice Online Editor (eine integrierte Textverarbeitungssoftware) Korrekturmöglichkeiten in Echtzeit, und Ihre Teammitglieder können an Ort und Stelle mitbearbeiten und kommentieren.

Alles in allem bietet OnlyOffice das Wesentliche in Bezug auf Verteilung und Zusammenarbeit. Leider können Sie keine automatischen Workflows für die Weiterleitung der Dokumente einrichten.

Integrationen

OnlyOffice ist eine der besten Dokumentenmanagement-Software und verfügt über 20 vorkonfigurierte Integrationen.

Sie können Ihr OnlyOffice-Konto problemlos mit Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive, Dropbox, OneDrive und anderen synchronisieren. Sie können auch DocuSign für eSignaturen hinzufügen.

Was mich am meisten beeindruckt hat, war die Geschwindigkeit und Einfachheit der Integration von Drittanbieteranwendungen in OnlyOffice. Das Hinzufügen meiner Google Drive-Dokumente zu OnlyOffice dauerte weniger als eine Minute.

Das Unternehmen bietet auch eine API für zusätzliche Integrationen an.

Sicherheit

In Bezug auf die Sicherheit sieht alles sehr gut aus.

Zum einen handelt es sich um ein Open-Source-Dokumentenmanagement-Tool, das Transparenz und Zuverlässigkeit gewährleistet.

Zweitens verschlüsselt die Software die Daten während der Zusammenarbeit an Dokumenten und schützt sie so vor neugierigen Blicken. OnlyOffice verwendet die AES-256-Verschlüsselung, die als ein Sicherheitsprotokoll militärischer Qualität gilt. Wenn Sie mehr über diese Verschlüsselungsmethode erfahren möchten, lesen Sie diesen hervorragenden Artikel.

Zu guter Letzt können Sie für jeden Benutzer grundlegende Berechtigungen festlegen.

Zusätzliche Funktionen

OnlyOffice ist nicht nur eine gute Dateiverwaltungssoftware, die als Repository für Text- und Bilddateiformate dienen kann. Es ist eine All-in-One-Bürolösung, vollgepackt mit nützlichen Funktionen.

Die Software enthält mehrere praktische Module, die Ihnen helfen können, ein effizientes Unternehmen von einer einzigen Plattform aus zu führen. Da es auf dieser Seite um die Bewertung von Dokumentenmanagement-Software geht, werde ich nicht näher darauf eingehen, aber ich möchte Ihnen zeigen, was Sie bekommen, wenn Sie sich für OnlyOffice entscheiden:

  • Projektverwaltung
  • CRM
  • Ein zentrales Postfach für alle Ihre E-Mail-Konten
  • Gemeinschaftsmodul
  • Sofortnachrichten-System
  • Kalender

Diese Tools würden Sie normalerweise Hunderte (wenn nicht Tausende) von Dollar pro Benutzer und Jahr kosten, aber Sie erhalten sie im Preis des DMS-Tools enthalten. Das macht OnlyOffice zu einer außergewöhnlichen Lösung für jedes kleine Unternehmen.

Benutzerfreundlichkeit

OnlyOffice bietet eine der benutzerfreundlichsten und intuitivsten Oberflächen auf dieser Liste von Dokumentenmanagementsystemen.

Alles sieht einfach aus und ist nur einen Klick entfernt. Als ich OnlyOffice installiert habe, war das Einzige, was ich gerne geändert hätte, die Farbe. Und siehe da – Sie können zwischen verschiedenen Farbthemen wählen. Alles in allem ist es eine fast perfekte Benutzeroberfläche – intuitiv, gut aussehend und einfach zu bedienen.

Im Gegensatz zu einigen anderen Dokumentenverwaltungslösungen hat OnlyOffice das Gefühl einer modernen, cloudbasierten Lösung. Es ist nicht so, als hätte jemand eine Software von vor zehn Jahren genommen und sie in die Cloud hochgeladen.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Die Website von OnlyOffice bietet eine ganze Reihe von Ressourcen, die Ihnen helfen, die Software zu verstehen. Es gibt Anleitungen, zahlreiche Videos und Webinare. Alles in allem finden Sie hier fast alles, was Sie brauchen.

Der Kundendienst ist per Telefon, E-Mail und Live-Chat erreichbar. Leider bietet das Unternehmen keinen 24/7-Support an. Positiv ist, dass die Mitarbeiter freundlich, höflich und vor allem hilfsbereit sind.

OnlyOffice-Preise

Diese Dokumentenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen bietet drei Abonnementpläne an.

  • Ein Monat – $5 pro Benutzer
  • Ein Jahr – $3 pro Benutzer und Monat
  • Drei Jahre – $2 pro Benutzer und Monat

Der Speicherplatz, den Sie erhalten, hängt von der Anzahl der Benutzer ab, die die DMS-Software verwenden werden. So erhalten beispielsweise 1-2 Benutzer 20 GB Speicherplatz, 11-20 Benutzer erhalten 200 GB Speicherplatz und so weiter.

Fazit

Natürlich ist OnlyOffice nicht das beste Dokumentenmanagementsystem auf dem Markt. Es fehlen einige wesentliche Funktionen, wie das Hinzufügen von Metadaten, automatische Weiterleitung, Genehmigungen und vieles mehr.

Die eingebauten Module stellen jedoch alle anderen Dienste zur Verfolgung von Dokumenten in den Schatten. Außerdem ist OnlyOffice eine gute Wahl, wenn Sie Dokumente auf einer zentralen Plattform verfolgen, verwalten und speichern möchten. Auch die Freigabe und Veröffentlichung von Dateien ist extrem schnell und einfach.

Kurz gesagt: Wenn Sie ein All-in-One-Tool für Ihr Büro suchen und kein robustes DMS-System benötigen, dann ist OnlyOffice die beste Wahl für Sie. Außerdem ist der Preis unschlagbar für eine Lösung, die mit so vielen nützlichen Funktionen ausgestattet ist.

Zoho WorkDrive

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Neueinsteiger.

Website besuchen

  • Erschwinglich
  • Hervorragender Dokumenten-Builder
  • 400+ Integrationen
  • Großes Textverarbeitungsprogramm enthalten

Kostenlose Testversion

Sie können eine der besten Dokumentenmanagement-Lösungen 15 Tage lang kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassen und Suchen

Sie können Dateien direkt von Ihrem Gerät hinzufügen oder Dokumente aus einem Cloud-Dienst importieren. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels unterstützt Zoho WorkDrive:

  • Google Drive
  • Box
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Evernote

Leider verfügt Zoho WorkDrive nicht über eine integrierte Software zum Scannen von Dokumenten, ebenso wenig wie die mobilen Apps.

Das heißt, Sie benötigen eine andere App, um Bilder von Papierdokumenten zu akzeptieren, zu verarbeiten und in Zoho WorkDrive zu importieren.

Das Unternehmen verfügt jedoch über eine solche App – Doc Scanner, mit der Sie Ihre Papierdokumente in PDF-Dateien umwandeln können. Sie ist jedoch nur für iOS verfügbar und erfordert ein Abonnement.

Wenn es um die Suche geht, leistet Zoho gute Arbeit. Es kann Informationen anhand des Titels, des Autors oder des Inhalts finden. Leider können Sie keine eindeutigen Dokumentkennzeichen wie Tags oder Metadaten hinzufügen. Sie können jedoch einige Filter anwenden, um Ihre Suchergebnisse von Unordnung zu befreien.

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Je nach dem von Ihnen gewählten Tarif kann Ihr Zoho WorkDrive-Dokumentenspeicher zwischen 100 GB und mehr als 5 TB an Dateien aufnehmen. Das Unternehmen bietet auch Pakete für zusätzlichen Speicherplatz an, aber das kostet natürlich extra.

Eines der Dinge, die mir an Zoho WorkDrive nicht gefallen haben, ist, dass Sie Dokumente, die größer als 10 MB sind, nicht direkt in der Software in der Vorschau anzeigen können. Sie müssen sie mit einer anderen Anwendung herunterladen und bearbeiten.

Was die Abrufmöglichkeiten von Zoho WorkDrive angeht, sieht alles gut aus. Sie können Dokumente aus Ihrer E-Mail und anderen Drittanbieter-Apps abrufen. Außerdem erhalten Sie mit dem Business-Plan 90 Tage lang die Möglichkeit, Dateien wiederherzustellen. Auf diese Weise lassen sich auch versehentlich gelöschte Dateien problemlos wiederherstellen.

Verteilung und Zusammenarbeit

Einer der Vorteile von Zoho WorkDrive ist der automatische Signatur-Workflow. Sobald Sie ein Dokument fertiggestellt haben, können Sie den Genehmigungs- und Unterschriftsprozess automatisieren und so enorm viel Zeit sparen.

Mit dieser Top-Dokumentenmanagement-Software können Sie Dokumente über einen gesicherten Link hochladen, und Ihre Teamkollegen können Kommentare hinzufügen und die Datei bearbeiten.

Sobald alles erledigt ist, können Sie die Dokumente hochladen, per E-Mail versenden oder herunterladen. Mit Zoho WorkDrive können Sie auch direkt aus der Software heraus drucken, und die meisten Multifunktionsdrucker werden unterstützt.

Aber es kommt noch besser!

Für Teams, die unterwegs sind, bietet Zoho spezielle Apps für iOS- und Android-Geräte.

Integrationen

Eine der besten Lösungen für die Verwaltung von Dokumenten verfügt über einige Standardintegrationen – Gmail, Slack und Zoho CRM.

Sie können Zoho WorkDrive jedoch mit allen anderen Zoho-Produkten integrieren, und Sie können Zoho Flow verwenden, um Ihr WorkDrive-Konto mit mehr als 400 Drittanbieter-Apps zu integrieren.

Da Zoho über ein beeindruckendes Produktportfolio verfügt, finden Sie fast alles, was Sie brauchen, im Zoho-Ökosystem.

Sicherheit

In Bezug auf die Sicherheit bietet die Dokumentenkontrollsoftware von Zoho mehrere Sicherheitsfunktionen.

Zunächst einmal können Sie einen rollenbasierten Zugang einrichten. Es sind vier Stufen verfügbar:

  • Admin – hat die volle Kontrolle
  • Organisator – kann Mitglieder organisieren, freigeben, erstellen, bearbeiten und verwalten
  • Editor – kann erstellen, bearbeiten und kommentieren
  • Betrachter – kann ein Dokument nur ansehen und kommentieren.

 

Zoho Sheets verfügt auch über eine Datenvalidierungsfunktion. Damit können Sie die Daten, die in ein Blatt eingegeben werden, einschränken, indem Sie bestimmte Bedingungen festlegen.

Sie können auch einige Sicherheitsoptionen für jedes veröffentlichte Dokument festlegen. Sie können es mit einem Passwort schützen, ein Verfallsdatum festlegen und Benutzerdaten abfragen.

Darüber hinaus erhalten Sie ein großartiges Modul zur Verlaufsverfolgung, mit dem Sie alle Aktivitäten in Bezug auf ein Dokument und die Versionskontrolle einsehen können.

Zoho WorkDrive verfügt auch über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, so dass niemand sonst Zugang zu Ihren Informationen erhalten kann.

Erweiterte Funktionen 

Eine der Funktionen, mit denen sich Zoho WorkDrive von den meisten anderen Dokumentenmanagementsystemen abhebt, heißt Zoho Writer. Der Texteditor von Zoho ist einer der besten, die ich in der Branche gesehen habe.

Er verfügt über eine Vielzahl von Funktionen wie:

 

  • Analyse der Lesbarkeit
  • Grammatikprüfung
  • Vorschläge zur Verbesserung Ihres Textes

 

Es ist nicht nur ein großartiges Tool zum Korrekturlesen elektronischer Dokumente, sondern bietet auch verschiedene Automatisierungsoptionen. Sie können das Dokument mit vorhandenen Daten zusammenführen, es veröffentlichen, einen Signatur-Workflow starten und es zu Signaturdiensten hochladen.

Sie können auch Barcodes, QR-Codes, Diagramme und Videos hinzufügen, um den Inhalt Ihres Dokuments zu bereichern.

Alles in allem ist Zoho Writer ein hervorragendes Tool für die Erstellung ansprechender Dokumentationen, das mit Echtzeit-Korrekturoptionen ausgestattet ist, sodass Sie im Handumdrehen professionelle Inhalte erstellen können.

Benutzerfreundlichkeit

Zoho WorkDrive ist eine einfach zu bedienende Software zur Dateiverwaltung. Sie verfügt über eine einfache und gut aussehende Benutzeroberfläche, die einen einfachen Zugriff auf alle Ihre Dateien ermöglicht.

Sie können alle Ihre digitalen Dokumente in Ordnern und Unterordnern anordnen, Ihren Teammitgliedern rollenbasierten Zugriff gewähren und private Ordner erstellen. Das Beste daran ist, dass Sie all dies mit nur wenigen Klicks erledigen können. Die Benutzeroberfläche ist äußerst intuitiv, und selbst unerfahrene Benutzer werden bei der Verwendung von Zoho WorkDrive keine Probleme haben.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Die Website von Zoho bietet eine anständige Wissensdatenbank mit Anleitungen, Anleitungen, FAQs und einigen Videos.

Wenn Sie Hilfe mit dieser Dateiverwaltungssoftware benötigen, können Sie sich im Forum des Unternehmens an Gleichgesinnte wenden oder den Kundensupport kontaktieren. Letzterer ist per E-Mail oder über den integrierten Live-Chat erreichbar.

Die Mitarbeiter antworten relativ schnell und sind höflich und hilfsbereit. Das Unternehmen ist bekannt für seinen hervorragenden Kundensupport.

Zoho WorkDrive Preise

Zoho WorkDrive gehört zu den günstigsten Dokumentenmanagement-Lösungen auf dem Markt. Das Unternehmen bietet drei Preiskategorien an:

  • Starter – 2 $ pro Benutzer und Monat. Dieser Plan bietet alle Funktionen der Software mit Ausnahme von unbegrenzter Dateiversionierung, passwortgeschützten Links und einer Zeitleiste für die Dateiaktivität. Sie erhalten außerdem 100 GB Speicherplatz.
  • Team – 4 $ pro Benutzer und Monat. Dieser Plan enthält alle wesentlichen Funktionen der Software und bietet 1 TB Speicherplatz.
  • Business – $8 pro Benutzer und Monat. Wenn Sie den Business-Plan erwerben, erhalten Sie einige zusätzliche Funktionen wie erweiterte Verwaltungskontrollen, 90 Tage Dateiwiederherstellung, Prüfprotokoll und vieles mehr. Das Speicherlimit beginnt bei 5 TB.

Sie benötigen mindestens drei Benutzer für jeden Plan. Wenn Sie zusätzlichen Speicherplatz in Ihrem Dokumentenmanagement-System-Repository benötigen, können Sie hier die Kosten pro Jahr nachlesen:

  • 10 GB – $48
  • 100 GB – 120 EURO
  • 1TB – 300 DOLLAR

Alles in allem bietet Zoho Corp. eine der besten Dokumentenverwaltungssoftware zu einem erschwinglichen Preis.

Fazit

Obwohl Zoho WorkDrive kein besonders robustes Tool ist, bietet es im Vergleich zu anderen Dokumentenverwaltungssoftware einige großartige Funktionen, die Ihnen helfen können, papierlose Abläufe zu verwalten.

Sicher, diesem DMS fehlen einige fortgeschrittene Funktionen, es ist manchmal langsam und hat einige kleinere Nachteile, aber es bietet alles Wesentliche und noch mehr.

Angesichts des günstigen Preises, der Benutzerfreundlichkeit, der hervorragenden Dokumentenerstellung und der Funktionen zur Workflow-Automatisierung ist Zoho WorkDrive eine der besten Dokumentenverwaltungssoftware für das Jahr 2021.

M-Files

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Benutzer, die nach der besten Software zur Verwaltung von Bauunterlagen suchen.

Website besuchen

  • Sicherheit
  • Mehrstufige Arbeitsabläufe
  • Einfaches Auffinden von Dokumenten
  • Automatisierungen

Kostenlose Testversion von M-Files

Sie können diese Dokumentenverwaltungslösung 30 Tage lang kostenlos testen. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassen und Suchen

Einer der großen Vorteile von M-Files ist die Möglichkeit, Daten von überall zu erfassen. Sie können Dateien von jedem Cloud-Speicherdienst wie Google Docs, DropBox usw. hinzufügen. Natürlich können Sie, wie bei allen DMS-Systemen, auch Dateien von Ihrem Gerät aus hinzufügen.

Darüber hinaus verfügt M-Files über eine integrierte Software zum Scannen von Dokumenten, mit der Papierdokumente erfasst und in das Tool importiert werden können.

Alles in allem ist M-Files ein ausgezeichneter Organizer für Dokumente, der Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen erfassen kann.

Aber es kommt noch besser!

Eine der besten Funktionen von M-Files besteht darin, dass die Software automatisch Metadaten aus dem Dokument extrahieren kann. Auf diese Weise können Sie jede Datei leicht wiederfinden.

Speichern und Abrufen von Dokumenten

Mit M-Files ist der schnelle Abruf von Informationen aus all Ihren Dokumenten-Repositories ein Kinderspiel. Sie müssen Ihre Daten nicht in das System migrieren, sondern können einfach direkt über die Plattform auf die benötigten Dateien zugreifen.

Die Speicherung der Dokumente ist nicht nur auf M-Files beschränkt – die Informationen können sich auch in jeder anderen Plattform befinden. Sie können das DMS-Tool zur Klassifizierung, Prüfung und Autorisierung des Zugriffs auf die Dokumente verwenden.

Verteilung und Zusammenarbeit

Einer der größten Vorteile von M-Files ist die einfache Weitergabe von Dokumenten an interne und externe Parteien. Sie können einen Link per E-Mail weitergeben oder die Datei direkt per E-Mail an den/die Empfänger senden. Sie können den Empfängern verschiedene Aufgaben zuweisen und sie an jedem Dokument mitarbeiten lassen, sei es beim Versenden von Arbeitsanweisungen, Richtlinien oder beim Sammeln fehlender Unterschriften.

M-Files bietet auch ein hervorragendes Modul für die Zusammenarbeit. Sie können mehrere Personen mit der Zusammenarbeit an einem Dokument beauftragen und Kommentare hinzufügen. Der Genehmigungsprozess ist automatisiert, und die neue Version des Dokuments steht bereit, wenn alle Beteiligten ihre Arbeit abgeschlossen haben.

Darüber hinaus können Sie über die Verwaltungskonsole einen mehrstufigen Dokumentenmanagement-Workflow erstellen. Es ist relativ einfach, Workflows einzurichten, auch wenn es einige Zeit dauert, sich an das Tool zu gewöhnen.

Integrationen

M-Files wird Sie in puncto Integrationen nicht umhauen. Mein Vergleich von Dokumentenverwaltungssoftware zeigt, dass M-Files nur eine unterdurchschnittliche Anzahl an integrierten Integrationen bietet.

Sie können M-Files jedoch in mehrere praktische Anwendungen von Drittanbietern integrieren, z. B:

  • Microsoft Office
  • Google G Suite
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Salesforce
  • DocuSign
  • SAP
  • AutoCAD

Die letzte Integration macht M-Files zu einer hervorragenden Software zur Verwaltung von Baudokumenten. Darüber hinaus gibt es etwa 130 weitere Anwendungen von Drittanbietern, die mit Ihrem M-Files-Konto synchronisiert werden können, z. B. Analyse- und Compliance-Tools, eSigning und mehr.

Sicherheit

In puncto Sicherheit gehört M-Files zu den sichersten Dokumentenspeichersystemen. Microsoft Azure ist für die Cloud-Sicherheit zuständig, und die DMS-App unterstützt mehrere schnelle Wiederherstellungsfunktionen.

Darüber hinaus unterstützt M-Files die verschlüsselte Dateifreigabe zwischen verschiedenen Clients (Desktop, Web, Mobile).

Die Lösung erstellt auch regelmäßige Backups Ihrer Daten, sodass Sie sich keine Sorgen um Ihre Dokumentation machen müssen, falls etwas schief geht.

In Bezug auf die Berechtigungen haben Sie nur drei Optionen. Sie können festlegen, wer Dokumente löschen, anzeigen und ändern darf. Sie können die Rolle für jeden Mitarbeiter auswählen und die Berechtigungen für externe Benutzer einfach einschränken.

Benutzerfreundlichkeit

Die Oberfläche des DMS-Tools ist täuschend einfach.

Wenn Sie das veraltete Aussehen hinter sich gelassen haben, werden Sie wahrscheinlich denken: „Sieht einfach aus – ich hab’s im Griff.“

Leider ist das nur der erste Eindruck.

Um loszulegen, müssen Sie die Wissensdatenbank durchsuchen, sich Videos ansehen und sich wahrscheinlich mit den Support-Mitarbeitern in Verbindung setzen. Bis Sie oder Ihre Mitarbeiter sich mit M-Files vertraut gemacht haben, wird es also eine gewisse Lernkurve geben.

Die App ist als SaaS, als On-Premise-Lösung für Windows-PCs und als spezielle Apps für iOS und Android erhältlich. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Dokumentenverwaltungssoftware für Mac sind, ist M-Files leider nicht die richtige Lösung. Sie können jedoch jederzeit den webbasierten Client verwenden.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Die Website bietet eine umfangreiche Ressourcenseite. Dort finden Sie alles, was Sie über diese DMS-Software wissen müssen. Es gibt zahlreiche Leitfäden, Webinare, Podcasts und zahlreiche Videos, die Ihnen helfen, das Tool und seine Vorteile kennen zu lernen.

Das Unternehmen unterstützt auch ein Forum, in dem Sie Hilfe von Gleichgesinnten erhalten können.

Sie können sich auch an den Kundensupport wenden, wenn Sie bei der Verwendung dieser EDM-Software auf Probleme stoßen. Der Support ist über E-Mail und Telefon erreichbar. Ich persönlich bin von der Geschwindigkeit und Qualität des E-Mail-Supports nicht beeindruckt.

Nach den Bewertungen anderer Benutzer von Dokumentenverwaltungssoftware über M-Files zu urteilen, bietet das Unternehmen jedoch einen hervorragenden Support.

M-Files-Preise 

Die Preise für dieses Tool zur Verwaltung digitaler Assets sind nicht öffentlich, sodass Sie ein Angebot anfordern müssen.

Fazit 

Obwohl M-Files noch etwas Feinschliff benötigt, ist es definitiv eines der besten DMS-Systeme auf dem Markt. Sie bietet hervorragende integrierte Tools für die Zusammenarbeit, automatisierte Arbeitsabläufe und die Extraktion von Metadaten und vieles mehr.

Dennoch wirkt die Software veraltet, und es wird einige Zeit dauern, bis Sie sie kennengelernt und ihre Funktionen erkundet haben. Außerdem ist es bei größeren Dateien langsam, und wenn Sie von Natur aus ungeduldig sind, dann ist M-Files nicht das beste Dokumentenverwaltungssystem für Sie.

Wie auch immer, die Vorteile dieses Produkts überwiegen bei weitem die Nachteile – deshalb ist es auf meiner Liste. Außerdem ist es eine hervorragende Software für die Dokumentenverwaltung im Bauwesen und bietet alles, was Sie brauchen, wenn das Ihre Branche ist.

DocuWare

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Anwender, die eine Workflow-Automatisierung benötigen.

Website besuchen

  • Intelligente Indizierung
  • Zahlreiche Integrationen
  • Fortschrittliches Workflow-Modul
  • Modul für gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit

DocuWare kostenlos testen

Sie können diese papierlose Dokumentenmanagement-Software 30 Tage lang kostenlos testen.

Erfassen und Suchen

Sie können Dateien direkt von Ihrem Gerät hochladen oder Papierdokumente direkt aus DocuWare heraus scannen. Die Software nutzt die optische Zeichenerkennung (OCR), um den Text aus den Dokumenten zu erfassen. Sie können auch Metadaten einfügen und den regelmäßigen Import von Dateien aus einer bestimmten Quelle planen.

Bei der Suche lässt DocuWare noch Raum für Verbesserungen. Sie können zwar nach einem Dateinamen suchen, müssen dazu aber den exakten Dateinamen eingeben (Groß- und Kleinschreibung beachten). Sie können Dateien auch nach Unternehmen, Kontakt, Betreff, Datum, Nummer oder über den DocuWare-Volltext suchen. Mit der DocuWare-Volltextsuche können Sie nach bestimmten Inhalten innerhalb eines Dokuments suchen.

Aber es kommt noch besser!

Das Dokumentenmanagement-Tool verfügt auch über die KI-gestützte intelligente Indexierung. Sie identifiziert die wertvollen Informationen eines Dokuments und wandelt sie automatisch in strukturierte Daten um. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie papierbasierte Dokumente verwalten müssen, da die Software automatisch erkennen kann, bei welchen Dokumenten es sich um Rechnungen, Angebote und so weiter handelt.

Anhand der Schlüsselwörter erkennt DocuWare automatisch die Art des Dokuments, den Ansprechpartner und die Seriennummer und erspart so die manuelle Dateneingabe. Noch besser ist, dass Sie auf diese Weise die Möglichkeit menschlicher Fehler wie falsch geschriebene Namen usw. ausschließen.

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Je nach gewähltem Tarif erhalten Sie 20, 50, 100 oder 250 GB an Cloud-Speicherplatz, der als Ihr Dokumentenspeicher dient. Das ist zwar nicht sehr viel, sollte aber für kleinere Unternehmen ausreichen.

In Bezug auf die Dokumentenrecherche sieht es bei DocuWare gut aus. Die Software bietet dank zahlreicher Integrationen einen schnellen Abruf von Informationen aus Ihrer E-Mail oder jeder anderen Drittanbieter-App.

Verteilung und Zusammenarbeit

DocuWare verfügt nicht über ein klassisches Kollaborationsmodul zum Kommentieren und gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument. Es eliminiert jedoch die manuellen Arbeitsabläufe, indem es alle Dokumente an die entsprechenden Teammitglieder weiterleitet.

Sie benötigen eine Unterschrift oder Freigabe?

Mit DocuWare können Sie das Dokument schnell an denjenigen weiterleiten, der es überprüfen muss. Und das Beste daran: Sie können diesen Prozess automatisieren.

Eine der Funktionen, die DocuWare zu einer der besten Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen machen, ist das Workflow-Modul. Sie können die Drag-and-Drop-Schnittstelle nutzen, um einen vollständig anpassbaren, mehrstufigen und regelbasierten Workflow zu erstellen.

Außerdem verfügt dieses DMS-Tool über spezielle Apps für Android- und iOS-Smartphones. Sie können Formulare ausfüllen und unterschreiben, auf Kontakte zugreifen und diese überprüfen und vieles mehr. Darüber hinaus bietet das Unternehmen eine kostenlose App (PaperScan), die Ihr Smartphone in einen mobilen Scanner verwandelt.

DocuWare-Integrationen

DocuWare lässt sich mit rund 500 Drittanbieter-Apps integrieren. Dazu gehören E-Mail-Dienste, CRM, ERP, HR-Systeme, Scanner und Multifunktionsdrucker.

Zu den wichtigsten DocuWare-Integrationen gehören Microsoft Outlook, Sage, Intuit QuickBooks, Sharepoint, Oracle und Microsoft Dynamics.

Kurzum: Das Dokumentenmanagement-System lässt sich in die gängigsten Anwendungen integrieren, die Unternehmen nutzen.

Aber!

Leider können Sie DocuWare nicht mit Cloud-Speicherdiensten wie Google Docs, DropBox, Box usw. integrieren.

Sicherheit

Eine der besten Dokumentenverwaltungssoftware bietet erstklassige Sicherheit. Sie erhalten eine vollständige Kontrolle über Revisionen, Änderungen und Arbeitsabläufe. Außerdem können Sie sensible Daten verschlüsseln, um sie sicher aufzubewahren.

Für den rollenbasierten Zugriff bietet DocuWare mehrere Möglichkeiten. Sie können festlegen, wer Dateien im elektronischen Archiv ablegen, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und entfernen darf.

Darüber hinaus erhalten Sie mehrere sichere Backups, so dass Sie im Falle eines Ausfalls des Rechenzentrums alle Ihre Informationen problemlos wiederherstellen können.

Benutzerfreundlichkeit

Das erste, was Ihnen an diesem DMS-Tool auffallen wird, ist die veraltete Benutzeroberfläche.

Mit „veraltet“ meine ich nicht nur das Gefühl, das Sie bekommen, wenn Sie mit DocuWare zu arbeiten beginnen. Das UI der Lösung ist das gleiche wie im Jahr 2014. Es gibt nicht viele Dokumentenmanagement-Lösungen, die ihre Oberfläche in den letzten sechs Jahren nicht aktualisiert haben.

Auf der linken Seite befinden sich die Dokumentenablagen, die Suche und die Aufgaben, während auf der rechten Seite eine Dokumentenvorschau zu finden ist. Dieses Layout ist vielleicht nicht jedermanns Sache, aber immerhin verwenden Unternehmen wie Sony, Toshiba, Ikea und Kellogg’s dieses EDMS, so dass sie sich wohl damit fühlen.

Auf der anderen Seite ist die Software relativ einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, und Sie können mit wenigen Klicks auf alle Funktionen zugreifen. Sollten Sie dennoch auf Probleme stoßen, können Sie sich an die Wissensdatenbank oder den Kundensupport auf der Website wenden.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Die Website bietet eine anständige Wissensdatenbank, die die gesamte technische Dokumentation über die Software enthält. Außerdem gibt es einen Bereich mit häufig gestellten Fragen (FAQ), ein Community-Forum und einige Dutzend Videos, die Sie auf Ihrem Weg durch DocuWare begleiten können. Weitere nützliche Informationen finden Sie im Blog der Website.

Was den Kundensupport angeht, hat mich die Website nicht überzeugt. Ich habe ein paar E-Mails geschickt und nie eine Antwort erhalten. Es gibt zwar eine Live-Chat-Funktion, aber der Chatbot ist völlig unbrauchbar, und ich konnte keinen Menschen erreichen.

Zum Glück wurde ich von einem lokalen Anbieter kontaktiert, der sich um den Kundensupport kümmerte. Die Mitarbeiter des Unternehmens waren höflich und hilfsbereit, und nach den Bewertungen anderer Benutzer von Dokumentenmanagement-Software zu urteilen, bietet DocuWare zuverlässigen Support. Allerdings nur über seine Partner.

DocuWare-Preise

Diese Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen bietet vier Preisstufen. Leider sind die Preise nicht öffentlich zugänglich, und Sie müssen für jeden Plan ein Angebot anfordern.

Die Pläne sind wie folgt:

  • Base – 4 Benutzer, 20 GB Speicherplatz
  • Pro – 15 Benutzer, 50 GB Speicherplatz
  • Enterprise – 40 Benutzer, 100 GB Speicherplatz
  • Großes Unternehmen – 100 Benutzer, 250 GB Speicherplatz

Die gute Nachricht ist, dass jeder Plan alle Funktionen der Document Controller Software beinhaltet.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass DocuWare kein makelloses Werkzeug ist.

Für Teams, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten, bietet DocuWare kein vernünftiges Kollaborationsmodul. Auch würde es nicht schaden, wenn die Benutzeroberfläche ein Update bekäme.

Dennoch hat dieses DMS-Tool einige praktische Funktionen, die es zu einer der besten Dokumentenmanagement-Software auf dem Markt machen.

Der Algorithmus für maschinelles Lernen ist eine der wichtigsten Funktionen, die Ihnen eine Menge Zeit sparen und den Faktor menschlicher Fehler einschränken wird.

Und obwohl die Arbeitsabläufe etwas schwierig zu erstellen sind, können Sie, wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, die Effizienz Ihres Teams in die Höhe treiben.

Alles in allem ist DocuWare ein hervorragendes Workflow-Tool für das Dokumentenmanagement, das Ihnen helfen kann, Zeit und Geld zu sparen und die mühsamen manuellen Arbeitsabläufe zu eliminieren.

Fluix

AM BESTEN GEEIGNET FÜR

Mobile Teams.

Website besuchen

  • Stabilität
  • Ausgezeichnet für iOS-Benutzer
  • Erweiterte Workflow-Funktionen
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten

Kostenlose Testversion

Sie können diese Dokumentenmanagement-Lösung 14 Tage lang kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Erfassen und Suchen

Mit Fluix können Sie Dateien von Ihren Geräten hochladen oder sie aus Cloud-Speichern importieren. Diese papierlose Dokumentenverwaltungssoftware unterstützt die beliebtesten Cloud-Dienste, wie:

  • Dropbox .
  • Google Drive
  • OneDrive und SharePoint
  • Box
  • Sharefile

Es gibt jedoch keine Möglichkeit, Dokumente direkt von einem Scanner zu importieren, so dass Sie Ihre Papierdokumente manuell in elektronische Dokumente umwandeln müssen.

Wenn es um die Suchfunktionen geht, ist Fluix nicht das beste Dokumentenmanagementsystem auf dem Markt. Sie können Ihre Dateien nur nach Namen durchsuchen.

Das heißt, wenn Sie ein Tool suchen, das eine föderierte Suche, Metadaten, Tags usw. bietet, ist Fluix nicht die beste Wahl.

Speicherung und Abruf von Dokumenten

Wenn Sie sich nicht für den „Advanced“-Tarif entscheiden, erhalten Sie 5 oder 10 GB Cloud-Speicher.

Obwohl das Auffinden von Dokumenten viel einfacher sein könnte, kann das DMS-System Dokumente aus Ihren Dokumentenspeichern relativ schnell abrufen.

Sie sehen die komplette Versionshistorie aller Dokumente und können jedes einzelne herunterladen und bearbeiten.

Verteilung und Zusammenarbeit

Obwohl Fluix kein traditionelles Modul für die Zusammenarbeit hat, können Sie die Dokumente Ihres Mitarbeiters aus der Ferne überprüfen und unterschreiben, auch wenn er weit weg ist.

Sie können jedoch keine Vorschläge, Kommentare usw. hinzufügen. Der Schwerpunkt der Software liegt auf mobilen Teams, die in der Lage sein sollten, Dokumente zu versenden und so schnell wie möglich Unterschriften und Genehmigungen zu sammeln. Das Fehlen eines speziellen Moduls für die Zusammenarbeit ist daher zu erwarten.

Kurz gesagt: Fluix ist nicht das beste EDMS für die Zusammenarbeit auf dem Markt.

Was die Verteilung anbelangt, so können Sie mit Fluix Dokumente per E-Mail weitergeben, ausdrucken und die Dateien direkt über iTunes USB File Transfer kopieren.

Das beste Verkaufsargument von Fluix sind jedoch die integrierten erweiterten Workflow-Mechanismen, mit denen Sie einen mehrstufigen, regelbasierten Workflow erstellen können, der Ihnen viel Zeit spart.

Integrationen

Sie können die Vorteile der Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) und der Integrationen von Fluix nur nutzen, wenn Sie sich für den „Advanced Plan“ entscheiden.

Leider gibt es keine vorgefertigten Integrationen, und Sie müssen Zapier oder die API verwenden, um Ihr Fluix-Konto mit Drittanbieteranwendungen zu verbinden.

Sicherheit 

Fluix hat eines der besten rollenbasierten Zugriffsmodule auf unserer Liste. Es gibt fünf vorkonfigurierte Rollen:

  • Kontoverwalter
  • Gruppenadmin – verwaltet Gruppen, Konfigurationen und Arbeitsabläufe
  • Datenanalyst – verwaltet Datensätze und exportiert Daten
  • Speichermanager – verwaltet Dateien nur auf Fluix Storage
  • Messenger – sendet Dokumente an bestimmte Gruppen und Benutzer
  • Leere Vorlage

Mit der letzten Option können Sie die Identität des Benutzers einrichten und die Rolle auf einer detaillierten Ebene konfigurieren.

Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie minimalistisches Design mögen, werden Sie sich in Fluix verlieben.

Eines der besten Content-Management-Systeme verfügt über eine übersichtliche Oberfläche und einige wenige Registerkarten – Dashboard, Konfiguration, Daten und Aktionen.

Die Software ist einfach zu bedienen, und selbst Neulinge werden bei der Arbeit mit dem Tool keine Probleme haben.

Wissensdatenbank und Kundensupport 

Dieses EDMS verfügt weder über eine umfangreiche Wissensdatenbank, noch über eine aktive Community, noch über einen YouTube-Kanal mit vielen Videos.

Es gibt ein paar Tutorials, einen leicht verständlichen Leitfaden und eine Handvoll Videos.

Aufgrund der Einfachheit der Software werden Sie jedoch nicht viel Hilfe von außen benötigen, um die Funktionen zu verstehen. Außerdem können Sie sich jederzeit an den Kundensupport wenden.

Letzterer ist über Live-Chat, E-Mail und Telefon erreichbar. Die Mitarbeiter sind höflich und hilfsbereit und können Ihnen bei allem helfen, was Sie mit Fluix erreichen können – von der Textextraktion bis zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe.

Fluix-Preise

Fluix ist vielleicht eine der besten Dokumentverwaltungssoftwares, aber sicher nicht eine der billigsten. Das Unternehmen bietet drei Preiskategorien an:

  • Starter – 20 $ pro Benutzer und Monat. Dieser Plan umfasst alle grundlegenden Funktionen der Software und ist für kleinere Teams geeignet.
  • Core – 30 $ pro Benutzer und Monat. Dieser Plan schaltet die mehrstufigen Workflows von Fluix, das Echtzeit-Aktivitäts-Dashboard und das Modul für Massenversand und -unterzeichnung frei.
  • Fortgeschritten – $50 pro Benutzer und Monat. Mit diesem Plan wird Fluix zu einer leistungsstarken Software für das digitale Dokumentenmanagement, die keine Einschränkungen kennt.

Sie benötigen mindestens 10 Benutzer, um einen der Pläne zu erwerben.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Fluix eine der besten Dokumentenverwaltungssoftware für Teams ist, die nicht im Büro festsitzen.

Es ist ein hervorragendes Tool zum Ausfüllen von Formularen, zur Datenerfassung und zum Sammeln von Unterschriften. Die Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit sind der Grund, warum zahlreiche Unternehmen Fluix für ihr DMS-System wählen.

Sicher, es ist kein robustes Dokumentenverfolgungssystem, und wenn Sie eine leistungsstarke All-in-One-Lösung suchen, dann ist Fluix definitiv nicht das, was Sie brauchen.

Wenn Sie jedoch ein mobiles Team leiten und Papier reduzieren, Zeit und Geld sparen wollen, kann Fluix eine ausgezeichnete Wahl für Ihr Unternehmen sein.

Xtensio

BESTE FÜR

Erstellen von beeindruckenden lebenden Dokumenten.

Website besuchen

  • Einfach zu benutzen
  • Anpassbare Vorlagen
  • Schnelle Inhaltserstellung
  • Bearbeitung in Echtzeit

Xtensio kostenlos testen

Xtensio hat keine kostenlose Testphase. Das Unternehmen bietet jedoch eine 30-minütige Demo an, um Ihnen ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie die Software funktioniert.

Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten

Als Erstes sollten wir das Wort „Folio“ definieren.

Folio ist ein Begriff, den Xtensio für kollaborative, anpassbare, reaktionsfähige oder exportierbare (PNGs und PDFs) Live-Webseiten oder Präsentationen verwendet. Folios können in Form von Landing Pages, Vorschlägen, Tagesordnungen, One-Pagern oder Verkaufsgesprächen erstellt werden.

Diese DMS-Software verfügt über 53 attraktive Vorlagen, die Sie für die Erstellung schöner Folios verwenden können. Wenn Sie etwas kreativer sind, können Sie Ihre Folios auch von Grund auf neu erstellen.

Xtensio verfügt über eine schöne Palette von Pastellfarben, die Sie verwenden können, um Ihre Dokumente zu verschönern. Sie können auch die Schriftart ändern oder Ihr Firmenlogo hinzufügen, um Ihre Marke zu präsentieren.

Über die Drag-and-Drop-Schnittstelle können Sie Ihren Textbausteinen Hintergrundbilder hinzufügen, die Sie entweder von Ihrem Gerät oder aus der Software-Galerie beziehen.

Aber:

Das Upload-Limit für das kostenlose Paket liegt bei 1 MB pro Bild. Mit einem Upgrade auf ein Premium-Paket erhöht sich diese Grenze auf 4 MB.

Die Dokumentenspeicher des Systems befinden sich in der Cloud und sind geräteübergreifend.

Verteilung und Zusammenarbeit

Xtensio ermöglicht es allen Teammitgliedern, Dokumente über Links zu teilen. Alternativ können Sie jederzeit Personen hinzufügen oder Dokumente herunterladen.

Und das ist noch nicht alles:

Sie können Folios auf Ihrer Website einbetten, um Agenden zu kommunizieren oder Berichte anzuzeigen.

Alle Bearbeitungen sind für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, zum Original zurückzukehren, wenn Sie Fehler machen oder mit den Änderungen eines Mitarbeiters nicht einverstanden sind.

Integrationen

Xtensio lässt keine Integrationen von Drittanbietern zu.

Sicherheit

Qualitativ hochwertige Dokumentenmanagement-Systeme müssen über eine zuverlässige Sicherheitsfunktion verfügen, und Xtensio ist da keine Ausnahme. Diese Plattform verwendet eine 128-Bit Secure Socket Layer-Verschlüsselung, um alle Ihre privaten Dokumente vor Internetkriminellen zu schützen.

Sie können Ihre Dokumente auch mit Passwörtern schützen, um alle Personen auszusperren, die keinen Zugang haben. Das System ermöglicht es Ihnen auch, verschiedene Zugriffsrechte festzulegen, um sicherzustellen, dass nur diejenigen, die dazu berechtigt sind, Ihre Dokumente einsehen oder bearbeiten können.

Die Rechte und Privilegien sind wie folgt:

  • Privat – Nur Kanalmitglieder können Dokumente einsehen und bearbeiten
  • Team sichtbar – Jedes Teammitglied kann Dokumente einsehen und bearbeiten.

Sie können auch die Freigabe von Links deaktivieren, um sicherzustellen, dass die Informationen die Grenzen Ihres Teams nicht verlassen.

Zusätzliche Funktionen

Dieses System zur Verfolgung von Dokumenten sendet Warnmeldungen, um Ihnen zu zeigen, wie Ihr Team mit Ihren Dokumenten umgeht. Mit dieser Funktion können Sie Bearbeitungen und Freigaben verfolgen.

Benutzerfreundlichkeit

Dieses Tool ist ein wenig gewöhnungsbedürftig. Es ist jedoch einfach, sich mit den Funktionen vertraut zu machen. Es sind keine technischen Kenntnisse erforderlich, um mit dem System zu arbeiten.

Wenn Sie erst einmal wissen, wie das System funktioniert, geht alles wie von selbst.

Die Software ordnet alle Vorlagen übersichtlich auf dem Bildschirm an. Das System gruppiert sie in Kategorien und gibt sogar an, wie oft Kunden die einzelnen Vorlagen verwendet haben, um Ihnen einen Hinweis auf die beliebtesten Vorlagen zu geben.

Wissensdatenbank und Kundensupport

Bei der Verwaltung von Geschäftsdokumenten gibt es verschiedene Arten der Unterstützung für verschiedene Ebenen.

Lassen Sie mich dies ein wenig näher erläutern:

  • Pro bietet E-Mail, Chat und Wissensdatenbank.
  • Team hat zusätzlich zu den Optionen von Pro eine vorrangige Reaktionszeit.
  • Agentur erhält zusätzlich zu den Optionen von Team einen eigenen Kundenerfolgsmanager.
  • Enterprise erhält zusätzlich zu den Optionen von Agency einen Premium-Support und Onboarding.

Schauen wir uns an, was die einzelnen Support-Optionen zu bieten haben.

Die umfangreiche Selbstbedienungs-Wissensdatenbank des DMS-Tools enthält zahlreiche Anleitungen für die Durchführung verschiedener Aktionen.

Die Chat-Option des Unternehmens funktioniert nicht rund um die Uhr. Es kann Stunden dauern, bis Sie von ihnen hören, und das habe ich ausprobiert. Der Mitarbeiter des Kundensupports, mit dem ich gesprochen habe, teilte mir mit, dass es etwa 24 Stunden oder weniger dauert, bis er antwortet.

Die Lösung verfügt auch über einige Fallstudien, Videos und frühere Webinare, die Ihnen bei der Nutzung der Software helfen sollen.

Leider gibt es für diese Plattform keinen telefonischen Support.

Xtensio Preisgestaltung

Diese webbasierte Dokumentenmanagement-Software bietet einen kostenlosen Plan, der Ihnen Zugang zu den grundlegenden Funktionen bietet. Hier sind die kostenpflichtigen Pakete der Plattform für zusätzliche Funktionen:

  • Pro – $50/Monat für zwei Benutzer (bis zu 5 Benutzer können für $25/Monat/Benutzer hinzugefügt werden)
  • Team – $120/Monat für vier Benutzer (Sie können bis zu 10 Benutzer für $30/Monat/Benutzer hinzufügen)
  • Agentur – $500/Monat für 20 Benutzer
  • Unternehmen – Benutzerdefinierte Preise

Fazit

Xtensio ist ein zuverlässiges Tool zum Erstellen, Bearbeiten und Freigeben Ihrer lebenden Dokumente. Sie können sich darauf verlassen, dass diese Software Ihre Dokumente mit Verschlüsselung, Passwörtern oder verschiedenen Rechten und Privilegien schützt.

Ich habe mit den Vorlagen experimentiert und konnte einige schöne Folios erstellen. Die Weitergabe an meine Teammitglieder war einfach und mühelos.

Wenn Sie ein kostenloses Konto haben, müssen Sie für den Download der von Ihnen erstellten Benutzerprofile bezahlen.

Sie können jedoch weiterhin kostenlos Links zu den Folios weitergeben.

Bedenken Sie auch, dass Sie bei einer Herabstufung Ihres Abonnements möglicherweise einen Teil Ihrer Arbeit verlieren. In der kostenlosen Version dieser Dokumentenverwaltungssoftware können Sie nur die letzten drei Folios behalten. Das Unternehmen speichert dann den Rest Ihrer Arbeit für zwei Wochen, bevor es sie endgültig löscht.

Fairerweise muss man sagen, dass das Unternehmen auf seiner Preisseite auf den Verlust von Folios hinweist. Lesen Sie also die Bedingungen sorgfältig durch.

Alles in allem ist Xtensio einen Versuch wert, wenn Sie auf der Suche nach einem DMS-System sind, das Ihnen bei der Erstellung schöner, lebendiger Dokumente helfen kann.

Wie können Sie [und Ihr Unternehmen] von einer Dokumentenmanagement-Software profitieren?

Nun, da Sie hier sind, wissen Sie bereits, dass Sie ein DMS-Tool benötigen.

Es könnte daran liegen, dass Ihre Arbeitsabläufe zu chaotisch werden.

Oder Sie sind es leid, zu viel Zeit und Geld für sinnlose manuelle Aufgaben zu verschwenden.

Oder Sie müssen einfach etwas Platz im Büro schaffen, indem Sie die mit Papierdokumenten gefüllten Schränke entfernen.

Was auch immer der Grund ist, ein EDMS kann Ihnen helfen, diese und viele andere Probleme zu lösen. Lassen Sie uns nur einige davon betrachten.

Problem Nr. 1 – Speicherplatz 

Ich spreche hier nicht nur von dem Speicherplatz auf den Festplatten Ihrer Geräte. Ich spreche von wertvoller physischer Bürofläche. Dank der Dateiverwaltungssoftware können Sie Platz schaffen und eine bessere Arbeitsumgebung im Büro schaffen.

Problem Nr. 2 – Sicherheit

Eine Dokumentenverwaltungslösung kann eine ausgezeichnete Sicherheit für Ihre Dokumentation bieten.

Zunächst einmal können Sie Berechtigungen festlegen und so den Zugriff auf sensible Informationen einschränken. Sie können auch sehen, wer und wann ein Dokument geändert hat. Diese Nachvollziehbarkeit ist bei Papierdokumenten nicht möglich. Außerdem können einige DMS-Systeme Sie sofort benachrichtigen, wenn jemand auf eine Datei zugreift.

Problem Nr. 3 – Wiederauffinden

Bei der Suche nach einem Dokument verlieren Ihre Mitarbeiter Zeit. Laut einer Studie verliert ein durchschnittlicher Mitarbeiter 19 % seiner Arbeitszeit mit dem Suchen und Sammeln von Informationen.

Mit einer DMS-Lösung ist die Dokumentennachverfolgung ein Vorgang, der Sekunden statt Stunden dauert. Außerdem können Sie auf die Dokumente zugreifen, egal wo Sie sind.

Das Beste daran ist, dass Sie nie wieder ein verlegtes Dokument suchen müssen.

Problem Nr. 4 – Wiederherstellung im Katastrophenfall

Viele Szenarien können Ihr Unternehmen vor ernsthafte Probleme stellen. Sei es eine Überschwemmung, ein Brand oder etwas anderes, das Ihre wichtigen Unterlagen beschädigen kann. Ganz zu schweigen davon, dass Papier ein empfindliches Material ist.

Dank der Dokumentenmanagementsysteme sind Ihre Dateien immer sicher – in der Cloud oder auf Ihrem Server. Und selbst wenn etwas schief geht, können Sie die Informationen schnell wiederherstellen, da die Software regelmäßig Backups erstellt.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Vorteile wie verbesserte Compliance, bessere Zusammenarbeit, automatisierte Arbeitsabläufe und so weiter.

Aber das Wichtigste ist, dass Ihre Teams effizienter arbeiten und viel mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben, anstatt Zeit mit dem Durchsuchen von Schränken zu verschwenden.

Zusammenfassung 

Es ist nicht einfach, das beste Dokumentenmanagementsystem zu finden.

Es gibt Hunderte von Lösungen auf dem Markt.

Zum Glück habe ich Ihnen die Arbeit abgenommen, so dass Sie keine zusätzliche Zeit mit der Suche und Bewertung all der Tools auf dem überfüllten Markt für DMS-Systeme verschwenden müssen.

Jetzt wissen Sie, was die beste Dokumentenverwaltungssoftware ist, welche Vorteile Sie daraus ziehen können und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen Software achten müssen.

Ich habe Ihnen die Besten der Besten vorgestellt, und Sie können sie alle kostenlos ausprobieren. Zweifelsohne finden Sie unter meinen Auswahlen die richtige Lösung für Ihr Unternehmen.

Jetzt können Sie loslegen und ein papierloses und effizientes Unternehmen gründen, das sich mit Leichtigkeit gegen die Konkurrenz durchsetzen kann.

FAQ

Was macht eine Dokumentenmanagement-Software?

Im Allgemeinen speichert, verwaltet und verfolgt die Dokumentenmanagement-Software elektronische Dokumente und andere Dateien in einem zentralen Repository. Sie kann aber noch viel mehr – z. B. Arbeitsabläufe automatisieren, elektronische Unterschriften sammeln und die Zusammenarbeit Ihrer Teams verbessern.

Hat Microsoft ein Dokumentenmanagementsystem?

Nicht ganz.

SharePoint von Microsoft ist eine ECM-Lösung (Enterprise Content Management), die für größere Organisationen geeignet ist, während ein DMS-System für kleinere Unternehmen geeignet ist. Dennoch können Sie mit SharePoint alles tun, was Sie auch mit einer DMS-Lösung tun können. Wenn Sie jedoch nur ein Dokumentenmanagementsystem benötigen, sollten Sie besser eines aus unserer Liste wählen.

Was macht ein gutes Dokumentenmanagementsystem aus?

Several features make a document management system good:

  • The ability to capture files from several sources, including cloud storage services, scanners, etc.
  • A powerful search engine that can find files quickly by using metadata, full-text search, and other fields.
  • Role-based access
  • Version control
  • Workflow automation

How much does a document management system cost?

That depends entirely on the solution you choose, the number of users you’ll need, the period you’ll pay for, and the add-ons you’d like to purchase (optionally).

However, to be more specific – the average price of the best document management software on this list is about $14 per user a month.

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